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Gesetzliche Pflichten
Betrieb einer internen oder externen Hinweisgeber-Meldestelle nach HinSchG
Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten sind gesetzlich grundsätzlich dazu verpflichtet, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes vollständig und fristgerecht umzusetzen. Darüber hinaus wird auch von Finanzunternehmen sowie geldwäscherechtlich verpflichteten Unternehmen unabhängig ihrer Beschäftigtenzahl die Errichtung eines Meldekanals für Whistleblower verlangt. Auch Kommunen mit über 10.000 Einwohnern sind von der Gesetzgebung betroffen.
Eine professionell betriebene Whistleblower-Meldestelle schützt nicht nur Hinweisgeber, sondern auch das Unternehmen selbst: Sie beugt Haftungsrisiken für Geschäftsführung und Kontrollorgane vor und ermöglicht es, potenzielle Regelverstöße frühzeitig zu erkennen – noch bevor diese rechtliche oder öffentliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Interne Meldestelle ab 50 Mitarbeitenden
Sobald Ihr Unternehmen 50 oder mehr Beschäftigte hat, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten. Die finale Übergangsfrist endete am 17. Dezember 2023 – Unternehmen ohne entsprechende Hinweisgeberstruktur verstoßen seither gegen geltendes Recht.
Benennung eines Meldestellenbeauftragten
Für den Betrieb der Hinweisgeberstelle muss eine zuständige Person oder Abteilung benannt werden, die eingehende Meldungen prüft und bearbeitet. Dies kann unternehmensintern erfolgen oder extern – beispielsweise durch einen Ombudsmann oder einen spezialisierten Dienstleister.
Rechtssichere Hinweisbehandlung
Jeder eingehende Hinweis muss mit höchster Vertraulichkeit behandelt werden. Die Identität von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern ist gesetzlich geschützt. Darüber hinaus müssen sämtliche Prozesse den Anforderungen der DSGVO vollständig entsprechen, um Datenschutz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Einrichtung geschützter Meldekanäle
Unternehmen sind verpflichtet, vertrauliche und geschützte Kanäle zur Hinweisabgabe bereitzustellen – sowohl schriftlich als auch mündlich, etwa per Telefon oder Sprachnachricht. Auf Wunsch muss auch ein persönliches Gespräch möglich sein. Alle Meldewege müssen dabei technisch und organisatorisch so gesichert sein, dass kein unbefugter Zugriff erfolgen kann.
Objektive Bearbeitung von eingehenden Hinweisen
Die für die Hinweisbearbeitung zuständige Stelle muss vollkommen unabhängig agieren können. Sie darf keinen Weisungen unterliegen und muss Hinweise neutral sowie sachlich prüfen. Interessenkonflikte – etwa bei internen Abteilungen wie der Compliance – sind unbedingt zu vermeiden, um die Integrität des Meldeverfahrens zu wahren.
Einhaltung gesetzlicher Bearbeitungsvorgaben
Nach Eingang eines Hinweises ist innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person zu senden. Eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand oder Ergebnis muss spätestens nach 3 Monaten erfolgen. Zudem sind alle Hinweise datenschutzkonform zu dokumentieren und für einen Zeitraum von mindestens 3 Jahren aufzubewahren.
Schaffung klarer Regelungen
Das Hinweisgebersystem sollte transparent in einer internen Verfahrensanweisung oder Hinweisgeberrichtlinie festgelegt sein. Darin müssen der Meldeweg, bestehende Schutzmaßnahmen sowie die zuständigen Ansprechpartner klar und nachvollziehbar definiert werden – für rechtssichere Abläufe und Vertrauen bei den Mitarbeitenden.
Etablierung einer gelebten Fehlerkultur
Die Unternehmensleitung trägt die Verantwortung dafür, Rahmenbedingungen zu schaffen, die Hinweisgeber effektiv vor Repressalien schützen. Gleichzeitig sollte eine offene, vertrauensvolle Fehlerkultur gefördert werden – damit Mitarbeitende Missstände ohne Angst vor negativen Konsequenzen melden können.
Integration ins Compliance- & Risikomanagement
Die interne Meldestelle sollte nicht als isoliertes Element betrachtet werden, sondern als fester Bestandteil des gesamten Compliance-Systems etabliert sein. Eine enge Verzahnung mit dem Risikomanagement sowie den internen Kontrollmechanismen stärkt die Wirksamkeit und schafft nachhaltige Strukturen zur Aufdeckung und Prävention von Regelverstößen.
Pflicht zur Kontrolle & Aufsicht
Die Unternehmensleitung ist verpflichtet, regelmäßig zu prüfen, ob die interne Meldestelle effektiv und rechtskonform arbeitet. Eine fehlende oder mangelhafte Überwachung kann als Verletzung der Aufsichtspflicht gemäß § 130 OWiG gewertet werden – und damit erhebliche persönliche Haftungsrisiken für Geschäftsführer mit sich bringen.
Transparenz & Schulungspflicht
Alle Beschäftigten müssen klar und verständlich über die Existenz, den Zweck sowie die Nutzungsmöglichkeiten der internen Meldestelle aufgeklärt werden. Zudem ist eine fachgerechte Schulung der verantwortlichen Meldestellen-Beauftragten gesetzlich vorgeschrieben – nur so ist eine rechtskonforme und vertrauenswürdige Hinweisbearbeitung sichergestellt.
Kontinuierliche Optimierung & Evaluierung
Die Effektivität der internen Hinweisgeberstelle muss in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Bei rechtlichen Neuerungen oder betrieblichen Veränderungen ist das System entsprechend anzupassen – nur so bleibt die Meldestelle dauerhaft rechtskonform, praxisnah und wirkungsvoll im Unternehmensalltag verankert.
Zahlen - Daten - Fakten
Das sollten Sie über das EU-Hinweisgeberschutzgesetz wissen
Das EU-Hinweisgeberschutzgesetz bringt klare Vorgaben für Unternehmen und Organisationen mit sich. Wer gut informiert ist, kann Haftungsrisiken minimieren und rechtssicher handeln. Die folgenden Zahlen und Fakten geben Ihnen einen kompakten Überblick über die wichtigsten Pflichten, Fristen und Schwellenwerte – verständlich und praxisnah aufbereitet.
+50
Beschäftigte im Unternehmen
Ab einer Unternehmensgröße von 50 Beschäftigten schreibt das Hinweisgeberschutzgesetz die Einrichtung einer internen Meldestelle verbindlich vor. Unternehmen müssen dafür alle notwendigen technischen und organisatorischen Vorkehrungen treffen, um einen sicheren, vertraulichen und gesetzeskonformen Meldeprozess zu gewährleisten.
2023
Ablauf der Umsetzungsfrist
Seit dem 2. Juli 2023 sind Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitenden gesetzlich verpflichtet, eine interne Hinweisgeberstelle einzurichten. Für Betriebe ab 50 Beschäftigten gilt diese Pflicht spätestens seit dem 17. Dezember 2023. Die Einhaltung dieser Fristen ist essenziell, um Bußgelder und Haftungsrisiken zu vermeiden.
50.000€
Bußgeldrisiko bei Verstößen
Unternehmen, die die gesetzlichen Vorgaben der Whistleblower-Richtlinie nicht umsetzen oder die erforderlichen Maßnahmen unterlassen, riskieren empfindliche Geldbußen. Bei Verstößen können Strafen von bis zu 50.000 EUR verhängt werden – ein erhebliches Risiko, das sich durch rechtzeitige Compliance vermeiden lässt.
+50%
anonyme Meldungen
Laut Studien nutzt über die Hälfte aller Hinweisgeber anonyme Kanäle zur Meldung von Missständen. Unternehmen reagieren darauf, indem sie vermehrt sichere und anonyme Hinweisgebersysteme in ihre Compliance-Strukturen integrieren – ein entscheidender Schritt für mehr Vertrauen und Meldungsbereitschaft.
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